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2016年档案利用效果典型事例
发布时间:2017-02-10   点击:1880   来源:本站原创   作者:汤亚萍

  2016年档案利用效果典型事例

  1、毕业证书存根的频繁档案利用

  本年度从1月12日至12月27日,共有17人次至校档案室查询、复印毕业证书存根情况,其主要的利用目的有补干部人事档案、补工作、学习档案等。凡是我校正式的在籍生,都能在校档案室查询到从1979年起至今的毕业证书。毕业证书作为重要的学生学历档案之一,其档案保管期限已从长期改为长久。

  2、初、高中学籍卡对学历的重要证明

  本年度从2月29日至12月16日,共有14人次至校档案室查询、复印初、高中学籍卡,主要是补工作、学习档案。学籍卡比毕业证书提供了更详尽的毕业生信息,如照片、联系方式、班主任评语等,部分校友利用学籍卡作忆旧联谊的同学聚会之用。学籍卡详尽的校友信息为联络名校友提供确切的档案信息,个别地区的人才落户也需要高中学籍证明,其中的班主任评语更能全面地展示学生在校的具体表现,对毕业生的工作有一定影响。原有的部分学籍卡未完全按照班级分类,故按照电子稿查找具体班级的毕业生信息可能有一定难度。

  3、班主任手册的多种档案利用

  本年度共有8人次到校档案室查询、复印班主任手册。班主任手册不仅记录着学生详尽的联系成绩、评语、家访等信息,是学生高中学历的基本档案,也是班主任专业发展的主要档案。2016年度班主任手册既能佐证、充实毕业生学历档案,也为朱俊、陈伟老师评特级职称、冯刚、朱俊等老师申报市优秀班主任、沈国英老师评审区学带等各类评优评先提供主要的班主任工作经历材料支撑。

  4、教职工年度考核的档案利用

  本年度1月12日至6月15日,共有本校教职工5人次到校档案室查询本人的年度考核情况。教职工年度考核是每年度常规评优评先,是教职工职称评审、其他各级评优评先的重要参考指标。现职称评审材料要求以考核公示图片稿、年度考核表复印件(区教育局留存)图片稿为主,其他各类评优评先更要参考教职工年度考核情况。鉴于此档案材料利用的频繁性及重要性,年度考核公示要同时留存电子稿和图片稿,以备作不同的利用。教职工年度考核汇总表应及时放在“网上邻居/档案室”及校园网上,以便用作更多的参考。

  5、学业水平测试成绩、高考成绩的档案利用

  本年度4月14、5月3日、6月9日,共有3人次在校学生或毕业校友至校档案室查询、复印学业水平测试成绩或高考成绩。查询学业水平测试成绩的为本届高三学生,他们为参加高校自主招生而根据需要请档案室提供其本人的相关证明;查询高考成绩的为毕业生,为了报考高校提供提供相关证明。对于本校在籍生,我校档案室留存其相关成绩单,但本校档案室并不留存借读生的相关成绩单。

  6、教职工聘用合同的档案利用

  8月24日,我校原教职工沈某因工作调动,需校档案室提供其本人的聘用合同。聘用合同是校教职工和学校签订的聘用协议,规范签订和留存在校档案室教师档案的专门档案盒中,实行一人一档,编入档案九大类,一般留存2份。聘用合同各项内容应填写规范、明确,尤其在教职工调动的人事档案中能提供重要的材料支撑。尤其对于新调入的教职工,校档案室应积极配合行政办及时协同签订规范的聘用合同。

  7、各项获奖荣誉的档案利用

  2016年下半年,我校接受省四星级复评及市高中素质教育督导评估,需要大量的学校、师生层面的各类获奖、评优等数据及实物荣誉档案材料。2015年9月自从学校全面搬入新校区后,本人在2016年2月底至3月初加班加点,全面整理搬迁后的校实物陈列室、体育馆的实物荣誉(奖牌、奖杯)共计648件,不仅每件都编号登记,还输入档案系统,以便更规范、快捷、长久地利用,为2016年下半年学校这两大重要评估工作做好了充分的准备,确保各处室要求的各种荣誉能及时、准确地提供。个别荣誉以文件形式公示或下发到本校个人手中的,校档案室应多加关注相关网站或用多种途径及时提示相关个人移交校档案室。

  8、校集体户口簿的档案利用

  1月18日、3月15日、9月8日,我校教职工分别至校档案室要求提供校集体户口簿。校集体户口簿由武进县公安局1981年12月下发,至2002年至记载着奔中教职工集体户口的登记、变迁等情况。我校教职工利用校集体户口簿主要是为了小孩迁户口、买房等需要,此集体户口簿作为学校重要的人事实物档案作永久保存。

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